Часто итоги года включаются в первую часть корпоратива или в одну из последних планерок, где руководство перечисляет достижения компании за год, отмечает ключевых сотрудников и желает всем отличных праздников и продуктивности в новом году

Бизнес – это про эффективность каждого проводимого мероприятия, преследующего определенные цели. Поэтому процесс, который включает встречу по итогам года, можно и нужно оцифровывать.

.

Цели встречи по итогам года для компании

1. Понять, насколько команда приблизилась к достижению годовой цели

Главные и второстепенные события года, возможность системно проанализировать работу с целями, подвести план-факт работы с целями, обсудить ежемесячные показатели планов на линии времени, провести рефлексию итогов в общем обсуждении.

2. Выявить зоны роста и развития на несколько этапов вперед

Понять, что получилось, что нет, отметить, чем вы гордитесь, а что по-прежнему озадачивает, зафиксировать, что вы командно готовы обсудить подробнее и какие совместные достижения могли бы приблизить к достижению целей.

3. Сформировать четкое и ясное стратегическое видение и сплотиться вокруг единых целей

На встрече по итогам года можно сформировать образ четкой глобальной картины будущего компании, скорректировать и утвердить миссию и ценности как ресурсы, предложить инновации и составить декомпозицию целей до КФУ.

.

Цели встречи по итогам года для сотрудников

• Атмосфера сотрудничества

Совместная работа над проектом – лучшая тактика для выращивания атмосферы сотрудничества, потому что люди заинтересованы взаимодействовать между собой и поддерживать друг друга

• Повышение доверия

В команде, где участники доверяют друг другу и руководителю, снижается вероятность конфликтов, повышается продуктивность и эффективность работы

• Открытый диалог

Открытый диалог развивает навыки безопасного диалога с вниманием и уважением к смыслам и интересам каждой из сторон, раскрывая способность договариваться

• Целостное видение

Используя целостное видение, участники способны воспринимать компанию не как небольшие подразделения, которые действуют по отдельности, а как набор областей, которые работают вместе для общего блага, и анализировать процессы в глобальном, а не фрагментарном масштабе

• Фиксация результатов

После целостного видения уже можно собрать все точки принятия решений и изложить на бумаге свои глубочайшие ценности. Это объединяющий процесс, который помогает людям расширять возможности

• Обогащение опытом

Любой опыт делает людей живыми. Сотрудники охотно обмениваются идеями, тем самым, помогая компании следовать последним тенденциям рынка, что положительно влияет на внедрение инноваций и на повышение производительности

.

Как правильно провести встречу по итогам года

Специалисты проекта “В Гармонии”, являясь внешними фасилитаторами, помогают заметить множество возникающих деталей, которые упускаются внутренними руководителями в связи с операционной деятельностью и контролем процессов. Таким образом проявятся факторы, которые позволят компании “взлететь” в 2024 году.

Предлагаем вам пошаговый план, который удачно впишется в любую компанию.

Шаг 1

Открывает итоги лидер или владелец компании, рассказывая о том, как в целом прошел год. Что было им замечено, что было важного, что удалось.

После этого слово передается ведущему, который просит, в зависимости от количества человек, обсудить со всеми или в мини-группах правила взаимодействия на данном мероприятии.

• В чем важность итогов года?
• Что хочется получить в конце мероприятия?
• Каких сегодня нужно придерживаться правил?

После обсуждения лидер от мини-групп презентует ответы на флипчарте или онлайн-доске.

Шаг 2

Теперь нужно вспомнить все события, которые происходили в компании за год, в идеале, по месяцам или, как минимум, кварталам.

Все участники разбирают бумажки разного цвета и пишут на них все, что запомнили из жизни компании: из радостных моментов, из нейтральных, из негативных. Эти бумажки ведущий помещает на флипчарт по линии времени и получается целая событийная карта года. События озвучиваются каждым участником, а другие члены команды внимательно слушают, не комментируя.

Очень важно, чтобы атмосфера сохранялась максимально открытая и безопасная. Кто-то может не захотеть после обсуждать события и это нормально! Ведь тут мы касаемся внутренних эмоций, которые сохранились в человеке.

После этого следует переходить к финансовым показателям, чем следует заняться в шаге 3.

Шаг 3

Ведущий распределяет участников на 2 группы и просит одну группу вспомнить план продаж по месяцам, а другую группу – фактическое выполнение плана, также по месяцам.

Далее нужно распределить на линии времени показатели на разных цветных стикерах. Там, где показатели не были выполнены – также отметить другим цветом.

Вся команда после этого изучает все показатели, обсуждает и рефлексирует. Ведущий коуч работает с командой, направляя внимание каждого на важные инсайты, мысли и эмоции.

Шаг 4

Важный шаг, в котором нужно уделить достаточно времени на поиск новых идей, креативных и творческих.

Вопросы, которые следует обсудить на этом шаге, такие:

• Что мы точно не должны больше забывать?
• Что хорошо сработало?
• Что следует сделать по-другому в будущем году?
• Над чем стоит подумать и разработать новые решения?
• Что мы могли упустить и что следует попробовать новое?

Все ответы собираются на флипчартах. После чего находятся схожие стикеры, в которых есть улучшения для роста и тестирования гипотез, и формируются в единый список.

Выбираются ответственные, предполагаются сроки и определяются необходимые результаты.

Фактически, у вас получилось планирование на ближайшее будущее в новом году. В конце мероприятия мы просим участников оценить событие и свериться с результатами, заявленными в начале командной сессии.

Лидер благодарит команду за открытый диалог и принятые обязательства.

Кажется, итоги удались! Надеемся, вам понравился инструмент – на наш взгляд, это простая и эффективная методика, позволяющая затронуть и эмоции, и создать полезный план для будущего.

.

Сформированный пул экспертов

Команда наших коучей формировалась годами. Мы разные как личности и обладаем разными сильными сторонами. Мы сонастроены друг с другом и чувствуем, когда в ходе сессии нужно поддержать или дополнить информацией с другой точки зрения для лучшего понимания процесса командой. Это позволяет быть в гармонии в ходе всей сессии всем участникам, поддерживать энергию группы и помогает генерить самые инновационные решения.

Мы провели сотни командных сессий и десятки трансформаций, что позволяет нам подходить к ведению сессий гибко и иногда “переобуваться” на ходу, подстраиваясь под динамику группы, ведь в ходе сессий могут проявляться неожиданные ситуации, которые требуют незамедлительных решений.

На текущий период с вашей командой будут работать:

• Эксперт по генеративным изменениям и настройке корпоративного управления на основе Agile Metodology

• Эксперт по управленческим компетенциям линейного, среднего и высшего руководящего звена

• Эксперт SCRUM, Kanban, SWAY и Agile Metodology в сферах бизнеса и ИТ

• Эксперт по развитию коммуникативных навыков и систематизации бизнес-процессов

Наши специалисты помогут вашей компании получить новые результаты и удовлетворение от проделанной работы. Подведение итогов года и закладка фундамента для нового – то необходимое, что позволит перестроить некоторые бизнес-процессы и зарядиться энергией на новый 2024 год!

Какие запросы могут быть на стратсессию

Стратегическая сессия – это работа с командой в контексте планирования будущего. Как правило, на стратсессию команда во главе с ЛПР выбирает ключевой запрос на достижение крупной для компании цели.

Это может быть необходимость выбрать принципиально новую стратегию, когда компания вошла в зону турбулентности и непонятно, что происходит на внешнем рынке. Или проблема в просадке по прибыли, здесь можно отталкиваться не только от плана того, что необходимо сделать, но и что важно перестать делать. Запрос может выглядеть, например, так: “500 миллионов чистой прибыли при сохранении рентабельности на том же уровне”

Ещё один частый запрос на стратсессию – проблемы с коммуникацией внутри компании: нет ощущения командной работы, нет ощущения “плеча”, проблемы с внутренней коммуникацией отражаются на сроках бизнес-процессов

Ключевой запрос перед стратсессией и в начале работы

До стратсессии запрос может звучать широко, как это представлено выше. Однако, в идеале, цель формулируется с ЛПР заранее, чтобы стартовать сразу с нее. Запрос переходит в ранг – конечная точка, к которой хотим прийти. Лидер озвучивает цель команде и команда высказывает свое мнение – готова она взять на себя ответственность за достижение этой цели или нет.

Удобно, когда эта конечная точка звучит как цель-девиз, который легко запомнить и который останется в умах команды на весь последующий год. Например, не просто “500 миллионов чистой прибыли при сохранении рентабельности в 30%”, а девиз “500 миллионов с командой чемпионов”. В такой запрос включено условие, когда прибыль вырастет, в том числе, за счет внедрения обучения сотрудников, как руководителей, так и исполнителей, на протяжении всего года.

Если цель вызывает сомнения у команды, то коуч помогает команде переформулировать ключевой запрос в период стратсессии и следит, чтобы на протяжении всех двух дней команда (если это двух-дневная сессия) не отходила от заданного курса.

.

Как оптимизировать время, выделенное на проведение стратсессии

В зависимости от масштаба цели, стратсессия может проходить в один или два дня, быть онлайн или офлайн. Классическое проведение стратсессии предполагает два дня работы офлайн. Коуч идет по определенному сценарию, благодаря которому можно прийти к разработке стратегии на новый период – максимально полной, подробной и прозрачной для команды. В том числе, коуч закладывает в сценарий ситуацию, когда “всё пошло не по плану”. Задача коуча – не отпускать команду после стратегической сессии с незаконченной историей.

Действительно профессиональные коучи и фасилитаторы готовятся к стратсессии заранее, это сэкономит силы и энергию команды, а также, позволит сохранять фокус на проработке плана выхода на планируемую цель.

В первую очередь, в подготовку может входить предварительный онлайн созвон коуча со всей командой, которая будет участвовать в стратсессии. Важно познакомиться друг с другом, понять, кто за какой отдел в компании отвечает. Не всегда в компании все сотрудники знают друг друга и тесно коммуницируют. Поэтому встреча-знакомство уже может задать располагающий тон будущей стратсессии. О том, как я готовлюсь к стратегической сессии, можно прочитать здесь.

Во-вторых, коуч может предложить заполнить специальные формы, которые позволят уже на стратсессии быстро подсветить болевые точки в отделах: какие проблемы существуют, чего не хватает, насколько руководители задействованы в операционке каждый день и т.д.

.

Первая часть стратсессии – всегда софт

Если говорить про классическое проведение стратсессии в два дня – то, как минимум, половина первого дня – это выявление уровня коммуникации в команде. Здесь мы начинаем понимать, как коллеги общаются друг с другом, смогут ли они коммуницировать эффективно после стратсессии при движении к цели. В первой части стратсессии определяем цель в рамки и обсуждаем, что может помешать её достижению.

Если вы проводили оргдиагностику команды до стратсессии (и лучше бы это сделать), то вы уже знаете, где есть “тонкие места” при взаимодействии и можете целенаправленно подвести команду к обсуждению этих вопросов. И если команда согласится прояснить ситуации, то это будет очень хорошим заделом, чтобы стратсессия побежала дальше гораздо быстрее и легче.

На то, какие проблемы есть в компании, что мешает или чего не хватает для роста – лучше, чем команда, ответить не сможет никто. На стратсессии дожны быть те представители команды, кто реально влияет на результат, кто умеет работать с настройками процессов. Важно, чтобы каждый конкретный руководитель понимал свою личную цель на отдел, и то, как его цель, выполнение задач его отдела, связаны с другими отделами и общей целью.

.

Ответственность за стратсессию

В проведении стратсессии можно полностью положиться на коуча. Он сохраняет фокус лидера и команды, задает сценарий встречи, внедряет определенные механики для раскрытия важных для компании тем.

Показателем того, насколько эффективно стартовала стратсессия, будет включенность каждого участника, внесение и предложение идей от каждого. Идей не на уровне текучки, а принципиально новых предложений. Поэтому важно сказать ещё об одной ответственности, уже касающейся ЛПР, когда он дает слово каждому участнику команды на стратсессии. Так называемый принцип, “Команда вперед”: сначала говорит каждый участник, а замыкает круг – ЛПР.

Коуч отвечает за процесс проведения стратсессии. Но за выстраивание хорошей стратегии и за её реализацию – отвечает команда!

В условиях ухода некоторых зарубежных брендов с рынка, российские компании пробуют занять освободившиеся ниши новыми продуктами. Для этого бизнесу необходимо пересмотреть текущий план действий и дополнить его новыми целями.

Сегодня, в условиях быстро меняющегося и неопределенного мира, компаниям, чтобы двигаться вперед и оставаться востребованными, необходимо «переобуваться» на ходу и мгновенно реагировать на изменения. В этом помогают стратегические сессии, цели которых в таких реалиях планируются, как правило, на год, и могут измениться даже раз в квартал.

Что такое стратегическая сессия и как она может помочь

Стратегическая сессия – это встреча руководства компании в оффлайн или онлайн формате с целью определения ключевых решений развития компании. Стратсессии плотно вошли в рабочие процессы бизнеса, поскольку показывают свою эффективность.

Когда в рамках стратегической сессии необходимо, в том числе, обсудить создание новых продуктов, даже опытному коллективу не всегда просто понять, как построить такое обсуждение. 

При формировании нового стратегического направления и новых целей компании, могут возникнуть следующие задачи:

• создать новые продукты и выпустить их на рынок;
• наладить взаимодействие между отделами;
• внедрить новую систему планирования;
• получить внешнюю обратную связь от сторонних наблюдателей (приглашенных коучей и фасилитаторов) о бизнес-процессах;
• наладить коммуникацию между новыми генеральными директорами и ТОПами отделов

Сторонние наблюдатели

Из вышеприведенных задач приглашенные коуч-эксперты могут закрыть основную часть. Работа начинается с диагностики. Проводятся глубинные интервью с каждым из руководителей компании и отдельно диагностируются сотрудники. На данном этапе коучи выявляют “точки роста”, помогают с определением новых обязанностей сотрудников и с внедрением улучшений. Всё это необходимо, чтобы на следующем шаге компания была готова к включению специально подобранной стратегическими коучами системы трансформации.

Когда результаты

Задача стратегической сессии – определить цели и путь к их достижению. Стратсессия, как правило, проходит от одного до трёх дней. Эффективность стратсессии измеряется в прозрачности дальнейшего пути компании. Руководство видит не только пошаговый план действий, но и конечный результат, который ждет компанию в будущем. Конечный результат может быть прописан в нескольких сценариях развития событий. Таким образом, компания будет защищена от форс-мажоров.

Командная работа сотрудников компании и приглашенных коучей усилит позиции проекта в достижении необходимых цифр, будь то оборот, спрос на новую продукцию, масштабирование компании и так далее.

Если стратсессия – это результат “на бумаге”, то внедрение новых инструментов в стратегию – это путь к результату “на деле”. При внедрении новых систем важно продолжать совместную работу со сторонними наблюдателями для комплексного анализа происходящего. Время выхода на результат будет зависеть от прописанной стратегии. Если стратегическая сессия показала, что решение задач займет месяц/полгода/год, то ровно этого графика важно придерживаться, за чем строго следят коуч-эксперты.

Кейс – пример

Команда проекта “В Гармонии” по приглашению крупного российского продуктового бренда приняла участие в разработке стратегического планирования компании в связи с запуском новых продуктов.

После стратсессии и диагностики, стратегическими Аджайл-коучами было принято решение внедрить систему планирования SWAY, которая помогала при каждой встрече корректировать задачи компании на неделю, месяц, квартал и год. Коммуникация между отделами сразу выросла на этом этапе на 15%. И главное – в компании появился командный дух, а руководство научилось заряжать сотрудников энергией на успех.

Укрепить веру команды в достижение результатов помог и следующий шаг – внедрение бизнес-модели KANVAS. Компания совместно с коучами прописала систему продаж, основанную на ценностях и потребностях клиента. На данном этапе были созданы и запущены в производство два новых продукта, запущен процесс реновации бренда компании, а также произошло три слияния с новыми производителями.

Результаты проектной работы продуктового бренда (10 подразделений, более 500 сотрудников)  и компании “В Гармонии”

А также, увеличилась скорость работы сотрудников, определены новые ценности, появилась определенность в целях и была скорректирована миссия компании.

В условиях неопределенности и отсутствия видения, необходимы срочные меры для предотвращения форс-мажоров и кризиса. И, помимо практических инструментов, это – введение нового веяния в ценности, миссию, бренд, лидерство.