Профилактика проблем коммуникации

За счет предлагаемых в рамках командных сессий игровых ситуаций сотрудники могут увидеть, как быстро решаются проблемы благодаря обычной открытой коммуникации.

Кроме того, если сотрудники в рабочее время чаще общаются в переписках, то встреча и общение на таком мероприятии поможет узнать интонационные особенности каждого, что помогает в дальнейшем при переписке. Вспомните, как вы общаетесь в сообщениях с человеком, речь которого слышали: наверняка вы мысленно проговариваете предложение так, как это сделал бы ваш оппонент.

.

Выявление лидеров и исполнителей

Неожиданной для вас может оказаться активность некоторых сотрудников в неформальной командной встрече, тогда как в рабочем процессе они особо не заметны и не особо проявляют инициативу.

Во-первых, это может означать, что пришла пора небольшой ревизии или перестановки в кадрах. Во-вторых, возможно, руководству стоит пересмотреть систему мотивации, чтобы активные сотрудники охотно проявляли инициативу и делились свежими идеями.

.

Создание позитивной среды

Речь, в большей степени, не о том, что после командных мероприятий все станут друг друга любить и делиться зефирками. Но та положительная атмосфера, то послевкусие, которое останется у сотрудника после мероприятия – поможет ассоциировать работу на подсознательном уровне с чем-то хорошим.

Вспомните прошедший год и вы отметите, что вам больше запомнились именно хорошие яркие моменты. В личных фото и видео мы также стараемся сохранить приятные события: поездки, кафе, отели, прогулки, встречи с друзьями. Так пусть и у ваших сотрудников в копилке позитивных воспоминаний будет больше таких, которые связаны с их коллективом, руководством и рабочим пространством в целом.

.

Повышение мотивации штата

Опять же. Давайте не будем вспоминать такие курьезные ситуации, когда в рамках командообразования проводят соревнования, а за первое место предлагается, например, корзина фруктов. Речь о долгосрочной мотивации, когда на мероприятии вы награждаете лучших (в идеале – оценить несколько сотрудников в разных номинациях и не ограничиваться похвалой только своих любимчиков или самых дорогих руководителей). Хвалите одного так, чтобы другой именно замотивировался, а не махнул рукой и уволился, потому что его недооценили по сравнению в коллегой.

Пусть каждый почувствует себя значимым. Недавно пришел в компанию, а уже смог проявить свои скиллы в командных сессиях и со всеми познакомиться – молодец. Всегда заботливо заказывает воду и стаканчики в офис – молодец! Заранее скрупулезно продумайте момент награждений и поощрений: кого, за что и какую пользу это прилюдное поощрение принесет компании.

.

Поднятие командного духа

“Всё хорошо” может быть и у конкурентов. Приятный коллектив, приемлемая зарплата и грамотная система мотивации – хорошему специалисту это предложат не только в вашей компании.

И здесь на помощь приходят командные мероприятия, где вы сможете напомнить о себе как о сильном лидере и одновременно сердечном руководителе. О миссии компании и о её ценностях. И, конечно, подчеркнуть, что всё это держится на том штате профессионалов, которые есть сейчас в компании.

.

Учесть каждый из показателей

Как прописать сценарий командных сессий, чтобы взять во внимание каждый из показателей, достичь целей на мероприятии и собрать аналитику результатов для дальнейшей работы?

Можно делегировать профессионалам! Бизнес-коучи проекта “В Гармонии” специализируются на проведении командных и групповых сессий в компаниях разного масштаба: от коллективов в 5-20 человек до крупных компаний и организаций со штатом от 300-500 человек. Благодаря опыту проведения командных мероприятий в компаниях разной направленности и численности, мы знаем, какая комбинация инструментов подойдет для работы в том или ином коллективе.

Эмоциональное выгорание в 2019 году было внесено в международную классификацию болезней как профессиональное явление, влияющее на здоровье человека.

С этого момента на выгорание обратили внимание, стали изучать стадии выгорания и разрабатывать лечение. А главное – вырос спрос компаний на профилактику выгорания сотрудников, поскольку теперь, наконец, можно было диагностировать его и отличить от пресловутых лени и усталости.

.

Сотрудник не скажет о состоянии выгорания

Человеку свойственно не говорить о недомоганиях, держать всё в себе. И часто сотрудник старается выполнить план в ущерб здоровью и самочувствию. Именно поэтому компания видит проблему уже на позднем этапе – когда физическое и эмоциональное состояние сотрудника привело к низким показателям.

Классика такова: у сотрудника есть отпуск, выходные, отгулы за свой счет и больничные. Многие годы эта система работала и продолжает работать на предприятиях. Современная гонка за первенство на рынке вносит свои коррективы в работу штата, но не учитывает возможности каждого отдельного сотрудника.

.

Статистика

Одно из последних исследований эмоционального выгорания у 2500 респондентов показало следующие результаты:

Также, исследование показало, что выгорание не зависит от возраста и должности и может возникнуть у каждого. Более подвержены выгоранию сотрудники, склонные к перфекционизму, работающие на максимум. То есть, одни из самых ценных штатных единиц.

.

Новое время – новые решения

К нам в проект “В Гармонии” за психологической помощью сотрудникам приходят руководители, объясняя, что проблема выгорания уже перешла в глубокую стадию. И вытащить из этого состояния сотрудника своими силами они уже не могут. Это та стадия, когда внедрение дополнительных мотиваций или штрафов не помогает.

Для того, чтобы вернуть штатную единицу в строй, наши психологи дают индивидуальные консультации. Но главная работа – внедрить систему профилактики выгорания, которую мы прописываем на стратегической сессии с руководством компании. Всем известная истина – проблему проще предупредить, чем решать её последствия.

Вот некоторые показатели, которые мы фиксируем до / после работы с:

За время нашей работы с выгоранием сотрудников в компаниях разных ниш, мы выявили одну закономерность: при спаде показателей собственник бизнеса в последнюю очередь рассматривает выгорание как основную причину происходящего. И только после совместной работы с психологами проекта “В Гармонии”, бизнес приобретает ещё один “слой фундамента” – стабильное эмоциональное состояние сотрудников, заряженных на постоянный рост показателей.

К специалистам проекта “В Гармонии” обратилась Любовь Ф., руководитель производственного подразделения металлических конструкций. Совместно с командой штатных специалистов Любовь решает нестандартные задачи по использованию металла.

.

Точка А

На момент обращения к нам проект по металлам был убыточным. Внутри штата четко прослеживался разрыв компетентности. 

Сотрудники продающего подразделения имели знания и возможности для работы с нестандартными проектами, в то время как сотрудники производственного подразделения имели только поверхностное понимание относительно процессов в новых проектных заданиях.

Отсюда возник ряд проблем, разобраться в которых взялись бизнес-психологи проекта “В Гармонии”:

• неэффективная коммуникация между сотрудниками (искажение информации и медленная обработка);
• неохотное выполнение задач и несоблюдение сроков;
• негативная атмосфера в коллективе, отсутствие культуры общения;
• диалоги на повышенных тонах между руководителем и подчиненными;
• выгорание и отсутствие мотивации каждого члена команды;
• отсутствие грамотного делегирования

Все эти проблемы сказывались на качестве выполнения задач и работы с клиентами. Также, появлялся дополнительный расход ресурсов, финансов и времени.

Запрос Любови при обращении к нам: построить эффективную команду, развить навыки коммуникаций в коллективе и оптимизировать всю систему коммуникаций.

.

Как строилась работа

Клиентка зашла в работу с командой на год, чтобы выстроить систему трансформации всей команды и ее лично. С нашей стороны была проведена диагностика по спиральной динамике с последующим анализом результатов. На их основе была построена стратегия работы с руководителем и командой.

В стратегию входило индивидуально простроенное обучение, коучинг команды и руководителя и разработаны программы командообразующих мероприятий (тимбилдиги). А также, разработана и внедрена культура взаимодействия при работе с клиентами и внутри команды. 

Мы проводили командные сессии и каждые 2 недели устраивали ретроспективы в различных форматах. Работа была проведена по направлениям: личная эффективность, взаимодействие в команде, культура общения.

.

Точка Б

В первые 12 месяцев работы команда сделала рост +27% в финансовых результатах.

На данный момент (лето 2023 г.) отмечен рост в +13%.

Любовь делится, что команда стала самостоятельной и инициативной. Коммуникация стала соответствовать целям команды и бизнеса. В настоящее время информация внутри штата передается и обрабатывается легко и быстро, соблюдая сроки и план продаж. Задачи и ответственность распределены, каждому сотруднику понятен фронт работ. Соблюдается субординация, а проблемы делегирования искоренены.

Таким образом, запрос клиентки был удовлетворен на 100 % за счет многоступенчатой системы анализа ситуации и внедрения изменений. А также, на высокие результаты работы с проектом и командой Любови повлиял индивидуально составленный бизнес-коучами план обучения.

В чем секрет быстрого роста

Одним из инструментов быстрого роста компании является создание и поддержание внутрикорпоративной культуры, ценностей, миссии и атмосферы дружной команды. Сотрудник не просто выполняет свои обязанности и получает зарплату по графику, а четко понимает высокие цели компании, свою значимость в этом процессе и, при этом, ощущает комфортное для работы поле вокруг.

Собственники компаний или HR-руководители, понимая это, вводят специальные инструменты, которые могут усилить команду внутри. Это организация офлайн и онлайн мероприятий, совместные тренинги, путешествия, корпоративы. Рейтинговая мотивация: лучший сотрудник месяца, лучший отдел по итогам квартала. В тренде – создание психологической поддержки сотрудников. Это действительно мощный инструмент роста, однако важно знать, как правильно его внедрить.

С какой проблемой сталкивается руководство во время перемен

Разберем на примере. В наш проект “В Гармонии” обратился HR руководитель IT-компании с просьбой помочь разобраться, как можно улучшить атмосферу в команде через психологическую поддержку. IT-сотрудники, как правило, в рабочем режиме – замкнуты и немногословны в силу специфики своей работы. Им важна сосредоточенность, а в статусе соцсетей и мессенджеров они обычно пишут “не беспокоить”.

Первой нашей задачей было составить правильную структуру опроса сотрудников, которая помогла бы выявить, насколько команде необходимо внедрение психологической поддержки. Сложность заключается в том, что даже если в самом начале сотрудники согласны на любые изменения, которые повысят их комфорт на рабочем месте, в дальнейшем ситуация может измениться.

Наступает этап сопротивления – сотрудники боятся перемен и думают, что новшества могут оставить их без работы: “А вдруг я не подойду по каким-то параметрам”, “А что если в психологической работе вскроются те стороны моей личности, которые я не хочу показывать”. Эти и подобные мысли могут возникнуть у сотрудника. Команде комфортнее работать в привычной обстановке. И любые перемены, как в работе, так и в жизни – это стресс.

Как избежать сопротивления сотрудников

После этапа опроса сотрудников и понимания, что и как внедряем, руководителю важно принять твердую позицию относительно будущих перемен. То есть, как собственник, так и линейные руководители должны понимать, что перемены необходимы для роста. И никакой бунт сотрудников не должен тормозить процессы.

Бунта можно избежать, если весь сценарий внедрения будет понятен и прозрачен для команды. И мы, как профессиональные коучи, помогаем правильно выстроить разговор с сотрудниками. Коллектив начинает чувствовать свою безопасность и перестает сопротивляться, когда ему виден весь поэтапный сценарий перемен.

В нашей работе с IT-компанией мы использовали систему Аджайл. Она помогает мягко пройти период трансформации за счет поэтапного внедрения необходимых инструментов и постоянной обратной связи. При этом, каждый этап изменений, который в моменте проходит компания, также должен быть открыт и понятен сотрудникам. Поэтому мы рекомендовали информировать штат о происходящих изменениях не только на начальном этапе, но и на каждом шаге: с какой целью запланировано совещание, с какой целью вводится анкетирование, по какой причине сотрудники перебрасываются в другой отдел или к другому вышестоящему руководителю.

Что меняется в компании при внедрении психологической поддержки по системе Аджайл

Задача грамотной трансформации – не сломать то, что работает и улучшить показатели с комфортом для всех сотрудников компании. Рассмотрим поведение каждого члена команды до и после внедрения психологической поддержки:

Выгоды IT-компании от сотрудничества с Аджайл коучами проекта “В Гармонии”:

• снижение текучки кадров до ста процентов
• снижение количества ошибок и корректировок
• снижение количества запросов от сотрудников на отгулы и больничные
• рост скорости исполнения задач
• быстрое внедрение новых идей для роста компании
• рост положительных отзывов от клиентов
• рост числа новых клиентов по рекомендации

Взаимовыручка, внесение предложений для развития компании, атмосфера партнерства и общие ценностные ориентиры – характеристики сильной, быстро развивающейся компании с большим будущим. Бизнесу с сильной сплоченной командой не страшен форс-мажор. А во времена нестабильности и частых перемен в экономике, логистике, законах и других сопряженных с бизнесом сферах – это главное.